يعتبر دور مدير المكتب من الأدوار الأساسية في أي مؤسسة، حيث يلعب هذا المنصب دوراً محورياً في تنظيم وإدارة العمليات اليومية وضمان التدفق السلس للعمل، ويتطلب دور مدير المكتب مجموعة من المهارات التنظيمية والإدارية ويتضمن مجموعة متنوعة من المهام التي تختلف حسب حجم ونوع المنظمة، سنتناول في هذا المقال المهام الأساسية التي يؤديها مدير المكتب ومدى تأثيرها على فعالية الأداء الداخلي للمنظمة.
ما هي مهام مدير المكتب
محتويات المقال
1. المهام الإدارية لمدير المكتب
يجب على مدير المكتب القيام بعدد من المهام الإدارية المهمة، والتي قد تقتصر على:
- التحقق من البريد الإلكتروني للمسؤول، وتنظيم المعاملات اليومية، وتوزيع المهارات بشكل يضمن عدم توقف العمل .
- تقييم المعاملات اليومية وعرض أهمها على المسؤول لاتخاذ القرارات بشأنها.
- إدارة الأعمال المكتبية.
- تلقي الأوامر والتعليمات من المسؤول وصياغتها بالشكل المناسب قبل توزيعها على الجهات المختصة للبدء في تنفيذها.
- وضع تقاويم تنظيمية تساعد في التنسيق مع مديري الإدارات التابعة للمسؤول.
- القيام بالاتصالات اليومية اللازمة لتنظيم العمل واستقبال المكالمات المهمة والرد عليها.
- إنشاء وتنظيم جداول ميزانية المكتب.
- مناقشة المشاكل المتعلقة بالعمل مع رؤساء الأقسام والعمل على حلها دون إثارة قلق المسؤول. المشاركة في تطوير الهياكل التنظيمية وإبداء الرأي في تعيين الموظفين في الأقسام المختلفة.
- الإشراف على جميع الأمور المتعلقة بالمكتب وإجراء عمليات الصيانة.
- تنظيم ومراجعة الخدمات الطبية وبرامج التأمين الصحي لجميع العاملين في المؤسسة.
- تحديث الأنظمة المكتبية أو الإدارية والإشراف على تشغيلها.
- المشاركة في اللجان الإدارية.
- وضع أجهزة السلامة والأمن داخل المكتب.
- استغلال الفرص وتطويع كافة الوسائل لرفع كفاءة المكتب والهيئة بأكملها.
- المشاركة في عمليات التخطيط الاستراتيجي للإدارة والهيئة
2. مهام مدير المكتب الخاصة بالمسؤول
يقوم مدير المكتب بعدد معين من المهام المرتبطة بالموظف المدني، منها:
- تنظيم مواعيد الموظف المدني.
- تنظيم مهام الموظف الحكومي حسب وقته وجدول عمله اليومي.
- تنظيم المقابلات الرسمية خارج الهيئة.
- قراءة البريد الإلكتروني للمسؤول بشكل منتظم ودوري وتقديمه للمسؤول للمراجعة.
- تنظيم كافة الاستشارات الإدارية لمديري الإدارات المختلفة وعرضها على المسؤول في أسرع وقت ممكن.
- تنظيم الدراسات والإحصائيات التي يكلف الموظف الوحدات والإدارات المختلفة بإجرائها.
- ترتيب مواعيد الاجتماعات وحضورها وتقديم التقارير بما في ذلك النتائج والملاحظات.
- إعداد التقارير المتعلقة بمستوى إنتاج وأداء العاملين في مختلف القطاعات والإدارات.
- تنظيم مواعيد رحلات عمل الموظف حسب أهميتها.
- تمثيل المسؤول خلال بعض الاجتماعات والمقابلات.
- الترحيب بضيوف المسؤول وإحضارهم لمقابلته بطريقة منظمة.
- الاعتذار عن عدم حضور المسؤول بعض الاجتماعات والمقابلات ونيابة عنه.
- مرافقة المسؤول في جميع الندوات والمؤتمرات والأمسيات الرسمية وتقديم التقارير عنها لتوضيح أهم الجوانب.
3. مهام مدير المكتب الخاصة بمرؤوسيه
- في الإشراف على موظفي السكرتارية والعلاقات العامة وتقسيم العمل وتوزيع المهارات بينهم.
- متابعة حصول جميع موظفي الشركة على التدريب اللازم.
- تنظيم عمل ومهام العاملين بالمكتب والخدمات المرتبطة به.
- تقييم أداء العاملين في المكاتب ومراقبة إنتاجيتهم.
- يصبح مدير المكتب همزة الوصل بين الموظفين والموظف ويساعد في شرح مشاكلهم وإسماع أصواتهم.
- يقوم مدير الكتاب باختيار الموظفين المتميزين من بين الموظفين وترشيحهم للحصول على الجوائز.
في ختام مقالنا اليوم ما هي مهام مدير المكتب من الواضح أن دور مدير المكتب يتجاوز مجرد الإشراف على العمل اليومي، ويعتبر حلقة وصل حيوية بين الأقسام المختلفة ويضمن سير الأمور بسلاسة وكفاءة، ومن خلال مهامه المختلفة مثل التنظيم وإدارة الوقت والتواصل وحل المشكلات، ويساهم مدير المكتب بشكل كبير في تحسين بيئة العمل وتحقيق الأهداف التنظيمية.
